Bei Excel-Tools ist selten das Problem, dass sie gar nicht funktionieren.
Anzeichen, dass es um mehr als das Tool geht
Diese sehen eher so aus:
- Daten kommen manuell aus 5 Listen.
- Zahlen widersprechen sich.
- Der Datenqualität wird nicht getraut.
- Fehlende Daten sind manuell zu ergänzen.
- Daten sind schon bei der Verteilung veraltet.
- Informationen werden in Excel, statt im System geführt.
Es geht bei automatisierten Tools und Dashboards oft um grundlegendere Themen
Was zeigt eindeutig, dass es im mehr als ein Tool/Dashboard geht?
Oft zeigen sich schon während Tool-Entstehungen weitere Umsetzungswünsche, die erst einmal vertagt werden. Sobald Anforderungen nicht direkt mit einer bestehenden Lösung in Verbindung gebracht werden, entstehen schnell doppelte, ähnliche Analysen. Manchmal grenzen Anforderungen an ein Thema an, würden in diesem Zusammenhang jedoch den Rahmen sprengen.
Dabei geht es häufig um Datenqualitätsthemen, Datenaufbereitungen von Stammdaten für Systeme wie ERP und CRM oder abteilungsübergreifende Themen mit Koordinationsbedarf sowie IT-angrenzende-Themen mit Testaufwand.
Wenn also z.B. Kunden‑ oder Artikelstammdaten mit glattgezogen werden sollen, intern allerdings Kapazitäten fehlen oder Zuständigkeiten unklar sind, bei Tool-Erstellungen oder der Optimierung bestehender Lösungen, Datenqualitätsthemen auffallen oder ähnliche Fragestellungen aus verschiedenen Richtungen kommen, ist Schnittstellenunterstützung gefragt, unter der ich Business Analyse verstehe – und dabei unterstütze.
Wovon bei der Automatisierung von Excel-Tools auszugehen ist
Was markiert typischerweise den Moment, in dem Unternehmen Datenthemen als Grundlagenthemen erkennen?
Für mich ist diese Aussage bezeichnend:
„Wir konnten uns schon denken, dass die Automatisierung noch weitere Baustellen oder Datenqualitätsthemen zeigt – deshalb sprechen wir ja auch mit Ihnen.“
Denn Automatisierung beginnt meistens mit Grundlagenarbeit, mit dem Aufräumen. Hier ein paar Beispielfragen:
- Was muss ins System?
- Wo wird manuell nachgebessert, weil Datenqualität schlecht ist oder Informationen fehlen?
- Welche Daten liegen in Excel-Listen, weil sie für den Systemimport aufzubereiten sind?
- Welche Zuordnungen müssen einmalig glattgezogen werden?
- Wo müssen welche Informationen wie in welches System, damit sie automatisiert gezogen werden können?
- Welche Daten hängen zusammen, welche Formate und Details sind entscheidend?
Schlussfolgerung
Excel‑Themen sind selten Tool‑Probleme. Sie zeigen, dass Daten, Systeme und Stammdaten nicht konsistent geführt sind – und dass Business‑Analyse als Schnittstelle in Unternehmen gebraucht wird, um das sauber zusammenzuführen.
Denn es hat Gründe, warum Unternehmen Excel zwar nutzen, aber nicht automatisiert.
Im Übrigen gilt dasselbe für BI-Tools wie Power BI.
Die Ursachen sind fundamental. Sie gehören zu den Basisthemen von Unternehmen, auch wenn sie oft noch nicht als jene erkannt werden.
Datenqualität, Datenaufbereitung, Anforderungsmanagement von Systemen wie ERP und CRM sowie Prozessthemen plus der Schnittstellenfunktion mit Verständnis für jede beteiligte Person, Abteilung und zugehörige Zielsetzung – darum geht es ebenfalls.
Und so entstehen auch eine tragfähige Datenbasis und in sich schlüssige Analyselandschaften, die optimal zum Unternehmen passen.
Terminvereinbarung
Wenn Sie ein Tool im Hinterkopf haben, das überfällig ist oder endlich automatisiert werden soll, besprechen wir das in der Erstanalyse. Vereinbaren Sie Ihren Termin und Sie erhalten meine Ersteinschätzung zu Ihrer Situation: Terminvereinbarung.
