Was ist neben den Systemfunktionen datenseitig erforderlich für E-Rechnungen?
Obwohl viele Beiträge zu E-Rechnungen die Systemfunktionen beleuchten, wird die essenzielle Datengrundlage oft übersehen – dabei bildet sie die Basis für die Nutzung dieser Funktionen im System.
Bedeutung der Stammdaten-Qualität
Welche Bedeutung hat die Stammdaten-Qualität für E-Rechnungen?
Eine hohe Datenqualität ist grundlegend für die Automatisierung von Vorgängen. Nur so können Prozesse reibungslos und ohne Folgeprobleme ablaufen. Dies gilt besonders für den Versand von Belegen wie E-Rechnungen.
Verbesserung der Datenqualität für E-Rechnungen
Welche Maßnahmen helfen bei der Verbesserung der Datenqualität für E-Rechnungen?
Um die Datenqualität zu verbessern, ergreifen Unternehmen verschiedene Maßnahmen, wie beispielsweise:
- Korrekte E-Mail-Adressen: Sicherstellen, dass die E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang korrekt und aktuell sind.
- Regelmäßige Überprüfung: Regelmäßige Überprüfung wichtiger Kontaktdaten wie Telefonnummern und Adressen.
- Monitoring: Nutzung eines Monitoring-Tools, bspw. in Microsoft Excel, um Stammdaten kontinuierlich, mit wenig Aufwand zu überwachen, um eventuellen Bedarf sofort zu erkennen und Korrekturen vorzunehmen.
Systemabhängige Unterschiede bei den erforderlichen Daten
Welche Rolle spielen Systemunterschiede bei Datenanforderungen für E-Rechnungen?
Die Anforderungen an die Datengrundlage für E-Rechnungen können je nach verwendetem System stark variieren.
Während in einigen Buchhaltungsprogrammen die Einstellungen für E-Rechnungen global für den gesamten Kundenstamm gelten und im Hintergrund Verknüpfungen bestehen, die E-Rechnungen nur für Firmenkunden ermöglichen, sieht es bei umfassenderen ERP-Systemen anders aus.
Unterschiede im Datenbedarf anhand von Praxis-Beispielen
Buchhaltungsprogramme, die Einzelunternehmen häufig nutzen:
- Umstellung auf E-Rechnung: Global für den gesamten Kundenstamm.
- Verknüpfungen: E-Rechnungen gelten nur für Firmenkunden. XML-Format für den öffentlichen Sektor wegen erforderlicher Leitweg-ID.
ERP-Systeme im Mittelstand:
- Kundenspezifische Umstellung auf E-Rechnung: Auf Kundenebene wird hinterlegt, ob eine E-Rechnung erstellt werden soll.
- E-Rechnungs-Format: Festlegung des Formats (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung).
- E-Mail-Adressen: Angabe der E-Mail-Adresse, an die die jeweilige Belegart (von Angebot bis Rechnungskorrektur) gesendet werden soll.
Diese Beispiele verdeutlichen, wie unterschiedlich die Anforderungen an die Datengrundlage je nach System sein können.
Während einfache Buchhaltungsprogramme oft globale Einstellungen nutzen, bieten umfassendere ERP-Systeme detaillierte, kundenspezifische Konfigurationsmöglichkeiten.
Häufige Probleme bei der Datenqualität und E-Rechnungen
Welche Probleme treten bei der Datenqualität im Zusammenhang mit E-Rechnungen auf?
In der Praxis mangelt es oft an grundlegenden Informationen und der Verfügbarkeit der Daten an den richtigen Stellen.
Häufige Probleme sind:
#1 Fehlende oder falsche Empfänger-E-Mail-Adressen
Oft sind die E-Mail-Adressen für den E-Rechnungs-Versand nicht korrekt oder fehlen ganz.
Dies führt dazu, dass E-Rechnungen zwar erstellt werden können, die Zustellung jedoch nicht möglich ist.
#2 Datenverfügbarkeit an der richtigen Stelle
Die E-Mail-Adressen sind nicht im richtigen Feld für den Versand von Rechnungsbelegen hinterlegt.
Dies ist die Grundlage, damit bestimmte Systemfunktionen, wie der E-Mail-Versand der Rechnung, erfolgen kann.
#3 Grundlegende Informationen
Ob und welcher Kunde im System für E-Rechnungen auf ‚ja‘ oder ’nein‘ steht.
#4 Erweiterte Informationen im System
Sonderwünsche, die bisher bei der Rechnungserstellung und dem Versand zu berücksichtigen waren, sind oft in anderen Quellen, bspw. Excel-Listen, vermerkt.
Datengrundlage für E-Rechnungen ermitteln
Welche Daten benötigt das System, und welche Daten müssen hinterlegt werden, um E-Rechnungen zu nutzen und zu versenden?
- Welche Kunden können E-Rechnungen empfangen und welche nicht?
- Welches E-Rechnungsformat wünscht der Kunde (z.B. ZUGFeRD, XRechnung)?
- An welche E-Mail-Adresse sollen die E-Rechnungen gesendet werden und sind mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen vorgesehen?
- Betreffen Rechnungen den öffentlichen Sektor? (Dann ist die Leitweg-ID zu hinterlegen).
Folgen ausstehender Datengrundlagen und -Qualität
Welche Folgen hat schlechte Datenqualität und eine fehlende Grundlage allgemein?
Eine schlechte Stammdaten-Qualität kann zu Rechnungskorrekturen, Zahlungsverzügen und rechtlichen Konsequenzen führen.
Hochwertige Stammdaten werden zunehmend wichtiger und sind entscheidend für die Digitalisierung und Automatisierung diverser Prozesse im gesamten Unternehmen.
Schlussfolgerung
Wie aufwendig und hilfreich ist die Datengrundlage für E-Rechnungen?
Die Datengrundlage für E-Rechnungen ist eine einmalige umfassende Umsetzung mit anschließend routinierter Nacharbeit und großer Wirkung.
Denn insbesondere, wenn zuvor Rechnungen per Post versendet wurden, kann durch die Umstellung auf E-Mail-Versand der E-Rechnung >80% pro Rechnung an Zeit eingespart werden – die Kosten für Papier und Porto sind dabei noch nicht berücksichtigt.
Ab dem 1.1.2025 gilt für Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Ausreden, die Rechnungen lieber per Post erhalten zu wollen, dürften Ihnen daher zunehmend weniger begegnen.
Und auch wenn Sie bisher bereits Rechnungen per E-Mail versenden, allerdings mit dem Umweg über das E-Mail-Programm, lohnt sich zur Zeitersparnis ein Blick auf die Automatisierungsmöglichkeiten Ihres Systems – denn die meisten Systeme können die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen bereits vollautomatisiert durchführen.
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Weitere Ressourcen
>> Zur Beitrags-Übersicht Datenmanagement
>> Zur Beitrags-Übersicht Anforderungsmanagement
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>> Über E-Rechnungen hinaus: Die umfassende Überprüfung der Kundenstammdaten
