Eine Chance zur umfassenden Überprüfung der Kundenstammdaten
Wie kann eine vollumfängliche Kundenstammdaten-Bereinigung ablaufen, nachdem umfassender Bedarf ersichtlich wurde?
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet nicht nur eine notwendige Anpassung, sondern auch eine wertvolle Chance, die Datenqualität Ihrer gesamten Kundenstammdaten zu optimieren.
In diesem Beitrag beschreibe ich aus eigener Erfahrung aus dem Mittelstand, wie dieser Blick über den Tellerrand genutzt werden kann, um die Kundenstammdaten umfassend zu überprüfen und zu verbessern.
Bedarf an weiterer Datenbereinigung erkennen
Wie lässt sich der Bedarf an einer umfassenderen Kundenstammdatenbereinigung erkennen und besser greifen?
Wenn die E-Mail-Adressen für den Versand der E-Rechnungen korrekt im System hinterlegt sind, ist ein wesentlicher Schritt zur internen Zeitersparnis geschafft.
Die lange ungenutzten Systemfunktionen der automatischen Rechnungserstellung und des automatischen Rechnungsversands per E-Mail kommen damit endlich zum Einsatz.
Bei einer finalen Auswertung und Überprüfung der Datenqualität fällt nicht nur auf, dass nun zu 98% E-Mail-Adressen hinterlegt sind, die zudem auf Korrektheit überprüft wurden – sondern auch, dass einige E-Mail-Adressen mehrfach vorkommen.
Eine Auffälligkeit ergibt die andere, Sie stellen fest: es gibt Dubletten, vielleicht auch unbekannte Insolvenzen und so schön es ist, dass die E-Mail-Adressen für Rechnungen gepflegt sind, um weitere Informationen, wie korrekte Firmenbezeichnung, aktuelle Anschrift, Telefonnummer und eine zentrale E-Mail-Adresse steht es leider nicht so gut. Das Fazit: Die Datenqualität der übrigen Kundenstammdaten lässt leider zu wünschen übrig.
Außerdem haben Sie vielleicht noch Ihren Marketing-Manager im Ohr:
„Wir brauchen nicht nur E-Mail-Adressen für E-Rechnungen, wir könnten endlich das E-Mail-Marketing angehen.“
Möglicherweise stimmen Sie zu, fragen sich jedoch, wer, was und wie dies noch umgesetzt werden soll. Schließlich war das Thema rund um die E-Rechnungen bereits mit einigem Aufwand verbunden.
Im Falle dessen, lassen Sie uns unverbindlich darüber sprechen. Vereinbaren Sie dazu einen Termin über einen der Buttons folgend oder in der Kopfzeile.
Exkurs E-Mail-Marketing
Welche Themen sind über die Texte hinaus noch relevant fürs E-Mail-Marketing?
Die Einführung von E-Mail-Marketing bringt weitere Aufgaben mit sich.
Dazu gehören neben den Marketing-Inhalten wie Texten auch das Anforderungsmanagement, die Datenqualität bestehender E-Mail-Adressen und der Datenschutz.
Dies umfasst:
- die Koordination,
- die Qualität der E-Mail-Adressen,
- die Berücksichtigung des Datenschutzes,
- die Auswahl eines passenden E-Mail-Marketing-Tools und
- dessen Implementierung, bis hin zu
- Tests und der
- Dokumentation.
Mehr als nur die nötige Datengrundlage für E-Rechnungen
Welche Inhalte in den Kundenstammdaten gehen über die Datengrundlage für E-Rechnungen hinaus?
Wenn Sie Zweifel an der Machbarkeit beiseiteschieben und alle Notwendigkeiten und Wünsche zusammengetragen haben, könnte eine umfassende Datenbereinigung der Kundenstammdaten und -aufbereitung für Ihre Systeme folgende Inhalte umfassen:
- Dubletten, fehlende oder falsche Informationen, z.B. „xxx“ oder „.“ in relevanten Feldern, wie Telefon.
- Aktualisierung von Namen, Adressen, zentrale Kontaktdaten, Website, UStID, Insolvenzkennzeichen.
- Neustrukturierung Reporting- und Analyserelevanter Daten, wie Kundenzuordnungen, Branche, Gruppen- und Konzernzugehörigkeiten, branchenspezifische Klassifizierungen, Segmente, etc.
- Hinsichtlich der Preisstruktur wie Sonderpreise, Vereinheitlichungen nach Umsatzhöhe o.ä.
- Finanzwesen betreffend, wie Kreditlimit, nach Zahlungsmoral, Erkenntnissen aus Mahnläufen.
- Ansprechpartner bei Kunden, wie für Technik, Einkauf, für Newsletter und Rechnungen.
- Unternehmensspezifisches, wie Abgleiche, Update-Aufbereitungen in verschiedene System-Formate, etc. mehrerer Datenquellen.
- Auflösen dezentraler Datenquellen, wie einzelner Adressbücher im E-Mail-Programm der einzelnen Vertriebler, Excel-Dateien, etc.
Schlussfolgerung
Wie profitieren Unternehmen von einer umfassenden Kundenstammdatenbereinigung?
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet eine hervorragende Gelegenheit zur umfassenden Überprüfung und Optimierung der Kundenstammdaten.
Diese Optimierung hat weitreichende Auswirkungen, nicht nur auf Prozesse im Zusammenhang mit E-Rechnungen, sondern auch auf Mahnungen, Pricing, Marketing, Vertrieb, Änderungen von Zahlungsbedingungen und eventuelle Liefersperren bei Kreditlimit-Überschreitungen sowie die Implementierung von Vorkasse.
Das Anforderungsmanagement, die Datenaufbereitung und die Erstellung zugehöriger Excel -Tools aus einer Hand haben sich in meiner Erfahrung bewährt. Dies reduziert den Kommunikationsaufwand, ermöglicht eine umfassendere Bearbeitung des Themas und beschleunigt die Umsetzungen.
Haben Sie Bedarf in einem oder mehreren Bereichen erkannt? Vereinbaren Sie direkt einen Termin für eine unverbindliche Erstanalyse.
100% unverbindlich
Weitere Ressourcen
>> Zur Beitrags-Übersicht Datenmanagement
>> Zur Beitrags-Übersicht Anforderungsmanagement
Weiterlesen:
