Angenommen, Sie könnten die Zeit für Rechnungserstellung und Versand mehr als halbieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhöhen. Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen durch gezielte Prozessoptimierung und Automatisierung genau das erreicht hat – ohne Sonderprogrammierung, sondern mit ERP-Standardfunktionen und einer sauberen Datenbasis.
Vorher
Wie sah die Ausgangssituation vor der Umstellung aus?
- Mehrere Jahrzehnte bestehendes mittelständisches Unternehmen mit gewachsenem Kundenstamm.
- Über 2/3 der Rechnungen wurden per Post versendet.
- Kundenbeschwerden über ignorierte Umstellungswünsche auf E-Mail-Versand von Rechnungen.
- Noch vor der E-Rechnungspflicht – jedoch ähnliche Herausforderung wie beim E-Mail-Versand in der aktuellen E-Rechnungsthematik.
Anforderung
Was war das Ziel der Umstellung?
Zeitnahe Umstellung auf E-Mail-Rechnungen für Kunden, die bereits darum baten, sowie zur generellen Optimierung des Rechnungsversands.
Überblick Umsetzung
Welche Schritte waren für die Umsetzung geplant?
- Ist-Analyse: Untersuchung der Daten, Prozesse und des ERP-Systems.
- Nutzung von ERP-Standardfunktionen: vorhandene Funktionen einsetzen.
- Auflösung von Datensilos: Integration der Daten aus Excel-Listen und E-Mails ins ERP-System.
- Tests und Go-live.
- Update des ERP-Systems: Aktualisierung mit aufbereiteten Daten zur Nutzung der Standardfunktionen.
Treiber der Umstellung
Was hat die Umstellung ausgelöst?
Kundenbeschwerden waren der Treiber, um die Erstellung und den Versand der E-Mail-Rechnungen voranzutreiben. Dies erfolgte außerhalb der Geschäftszeiten und war aus der Buchhaltung ausgelagert, die daher keine Kenntnisse über die Abläufe hatte.
E-Mails mit Umstellungswünschen der Kunden von Postversand auf E-Mail-Versand liefen dennoch über die E-Mail-Adresse der Buchhaltung. Anfragen gerieten dadurch immer wieder in Vergessenheit, nachdem Klärungen aufgeschoben wurden.
Seitens des Anwenders, der für die Rechnungserstellung zuständig war, wurden Hinweise zunehmend lauter, wie viel aufwendiger der Postversand von Rechnungen im Vergleich zum E-Mail-Versand war. Er beanspruchte mehr Zeit und war auch einfach nicht mehr zeitgemäß.
Komplexität und Ursachen
Warum war die Umstellung vom Postversand der Rechnungen schwieriger als gedacht?
Was zunächst überschaubar wirkte, zeigte die Komplexität erst mit Beginn der Umsetzung. Die Umsetzung umfasste mehrere Themen, die parallel bearbeitet wurden und am Ende zu einer Gesamtlösung zusammenflossen.
Zur Gewinnung von Kenntnissen des derzeitigen Prozesses erfolgte eine Verschriftlichung des Vorgehens. Diese wurde in einer anschließenden Besprechung, um angrenzende Themen erweitert und lieferte ein schlüssiges Bild über die Ist-Situation.
Ursachen für fehlende Daten:
- Strukturiertes Berechtigungskonzept für Stammdaten, das Änderungen regelte.
- Fehlende Kenntnisse über Prozesse und Standardfunktionen im ERP-System.
ERP-Standardfunktionen statt Sonderentwicklung
Welche technischen Hebel wurden bei der Nutzung von ERP-Standardfunktionen eingesetzt?
Das neu gewonnene Prozessverständnis in Verbindung mit dem Austausch mit dem ERP-Dienstleister brachte Klarheit über Automatisierungsmöglichkeiten. Die Optimierung war mit Hilfe der ERP-Standardfunktionen und ganz ohne Sonderimplementierung oder komplexes Anforderungsmanagement umsetzbar. Standardfunktionen wurden identifiziert und aktiviert.
Erkenntnisse aus der Analyse:
Der Überblick über die erforderlichen Umsetzungen, Zuständigkeiten und der Zeitrahmen waren geklärt und konkrete nächste Schritte bekannt.
Die Nutzung von ERP-Standardfunktionen vereinfachte die Umsetzung dahingehend, dass direkt Kunden umgestellt werden konnten. Voraussetzung war jedoch, dass die erforderlichen Informationen, die zuvor in E-Mails und Excel-Listen verteilt waren, in die Kundenstammdaten des ERP-Systems zu übertragen. Dazu gehörte, ob Mailversand gewünscht war und an welche E-Mail-Adresse Rechnungen, Mahnungen und Rechnungskorrekturen gesendet werden sollten. Aufgrund der Menge der Daten, sollte dies nicht manuell, sondern über einen Import auf Datenbankebene erfolgen. Das vorgegebene Format für das ERP-System erforderte die Datenaufbereitung aus den verschiedenen Datenquellen.
Datenqualität als Schlüssel für Automatisierung
Warum sind saubere Daten für die Automatisierung entscheidend?
Es gab zwei Datenquellen: die Excel-Liste und die Wunsch- und Beschwerde-E-Mails der Kunden zur Umstellung von Post- auf E-Mail-Versand. Diese Informationen wurden zusammengeführt, bereinigt und ins erforderliche Format für das ERP-System-Update gebracht.
Hinweis: Je höher der Automatisierungsgrad in Unternehmen, desto höher die Relevanz sauberer Daten.
Import und Berechtigungen
Wie wurden Daten ins ERP-System importiert und Berechtigungen geregelt?
Die aufbereiteten Daten wurden einmalig per SQL-Abfrage ins System importiert. Für zukünftige Umstellungen bedeutete dies das Umstellen im Kundenstamm im Frontend.
Das Berechtigungskonzept sah eine überschaubare Anzahl von Personen für die Änderung von Stammdaten vor, darunter die Buchhaltung. Da die E-Mails mit Umstellungswünschen ohnehin dort ankamen, trug der neue Prozess dazu bei, dass weniger E-Mails zur Klärung liegenblieben und E-Mail-Weiterleitungen vermieden wurden.
Tests und Go-live
Wie wurde die Umstellung durch Tests und beim Go-live abgesichert?
Vor dem Update/Import der Daten ins ERP-System erfolgten Tests der Daten sowie der Automatisierung. Der Versand selbst konnte nicht getestet werden. Das Go-live erfolgte daher gemeinsam – mit dem Anwender, dem ERP-Dienstleister und mir als Business Analyst – an einem Abend außerhalb der Geschäftszeiten.
Dokumentation und Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wie wurde Wissen an User weitergegeben und zur Nachvollziehbarkeit gesichert?
Neben den Dokumentationen zu alten und neuen Prozessen sowie technischen Inhalten wurde auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt. Diese ermöglichte es, jederzeit nachlesen zu können und vereinfachte Vertretungen sowie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Nachher
Was hat sich nach der Umstellung verbessert?
- Optimierung des Rechnungsprozesses durch Datenintegration.
- Optimale Nutzung des ERP-Systems.
- Kurzfristige Umstellung auf E-Mail-Rechnungen für über 50 Kunden.
- Automatisierung des E-Mail-Versands von Rechnungen.
Schlussfolgerung
Die Umstellung auf den E-Mail-Versand von Rechnungen war kein Selbstläufer, aber sie hat gezeigt: Mit ERP-Standardfunktionen, sauberer Datenbasis und klarer Organisation lassen sich Prozesse effizient automatisieren. Das Ergebnis: weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Kundenzufriedenheit.
Erstanalyse: Ich weiß, wie komplex Themen von Ist-Analyse über Datenaufbereitung bis ERP-Anforderungsmanagement sein können und unterstütze Sie gerne. Vereinbaren Sie dazu Ihren Termin zur Besprechung Ihrer Situation: Terminvereinbarung.
