Typische Power-BI-Einführung, die oft scheitert
Ich habe Power BI bisher meist suboptimal statt zielführend im Einsatz gesehen.
Ob Mittelstand oder Konzern, Power BI wird häufig an manuelle Excel-Exporte angebunden und Reports werden einzeln abgebildet.
Die Folge: Es fehlen der Gesamtüberblick über Bestehendes (Reporting, Analyse, KPIs, noch nicht umgesetzte Optimierungen), Kenntnisse aktueller Anforderungen und eine Datenstrategie einhergehend mit Berechtigungskonzepten, Datenqualität usw.
Kontrast: Erfahrung mit Automatisierung in Excel
Ich war vermutlich deshalb so verwundert als ich erstmals die Anbindung von Power BI an manuelle Excel-Exporte sah, weil ich es bereits Jahre zuvor gewohnt war, Dashboards und Analyse-Tools mithilfe von Excel komplett zu automatisieren – und Daten direkt aus den Systemen zu ziehen. Nur, um dann mit Power BI wieder einen Rückschritt an manuelle Excel-Exporte machen, statt Vollautomatisierung?
Während die Nutzer der vollautomatisierten Excel-Reports zufrieden waren und deren neue Ideen nach und nach umgesetzt wurden, rollten die Power-BI-User mit den Augen, wenn nur jemand „KPIs“ sagte.
Kein Wunder. Auf Fehler liefen Excel-Reports vielleicht mal beim Jahreswechsel oder Systemproblemen, mit Power BI ohne Datenanbindung ans System gab es hingegen ständig Aktualisierungsprobleme.
Der Zeitaufwand war für die Nutzer nicht nur höher, sondern „Power BI als neues Tool“ hatte seinen schlechten Ruf weg.
Es liegt selten am Tool
Vielmehr ist es abhängig vom Ist-Stand, den aktuellen Anforderungen und grundlegenden unternehmensspezifischen Themen wie Datenqualität, Datenaufbereitung, Datenstrategie – egal, ob die Automatisierung von Dashboards, Reporting und Analysen in Excel oder Power BI erfolgen soll.
Beispiel:
Es kann bei überschaubaren Daten wie einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) zwar Sinn machen, Dashboards und Analysen an Excel-Exporte anzubinden.
Die Datenanbindung ans System sollte allerdings Voraussetzung sein, wenn sich das Reporting oder wiederkehrende Analysen auf tausende Datensätze mit Artikel- oder Auftragsdaten beziehen.
Bestehende Möglichkeiten werden oft unterschätzt: Excel
Mit Excel geht mehr als die meisten Unternehmen nutzen und auch wenn viele Unternehmen von nahezu 0 auf BI-Tool wollen – nach dem Motto „wenn dann richtig“, kommt eine zielführende Einführung eines BI-Tools wie auch eine Automatisierung von Reporting und Analyse nicht um grundlegende Themen wie z. B. Datenqualität, Datenaufbereitung, Datenstrategie herum.
Das heißt jedoch nicht, dass das zum Riesen-Vorprojekt werden muss, sondern kann durchaus dazu begleitend laufen.
Schlussfolgerung
Es liegt nicht am Tool, sondern am Fundament. Dieses besteht aus Datenqualität, Datenaufbereitung, Berechtigungskonzepten, Datenstrategie und unternehmensspezifischen Einflussgrößen (was schon da ist, was wirklich gebraucht wird).
Dann können Excel oder Power BI oder beides in Kombination oder ein ganz anderes Tool oder Vorgehen sinnvoll sein.
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