Datenanalyse klingt nach Großunternehmen, doch sie ist auch für Einzelunternehmen ein starkes Instrument für Überblick und Zeitersparnis. Gerade wenn alles an einer Person hängt, ist der schnelle Überblick entscheidend.
In diesem Beitrag geht es darum, wie Datenanalyse auch in Einzelunternehmen Sinn macht – ohne lästiges Copy-Paste oder Datenwälzen, mit wenigen Klicks und zur eigenen Anforderung passend.
Datenanalyse ist auch schon für Einzelunternehmen wichtig
Welche Rolle spielt Datenanalyse, wenn ein Unternehmen allein geführt wird?
Datenanalyse spielt eine zentrale Rolle, auch in Einzelunternehmen. Niemand kann alles gleichzeitig im Kopf behalten – und sollte es auch nicht müssen.
Datenanalyse hilft, Entscheidungen fundierter zu treffen, Risiken frühzeitig zu erkennen und sich nicht zu verzetteln.
Auch mit wenigen Daten lassen sich z.B. durch Gegenüberstellungen von Planzahlen und Ist-Zahlen Muster erkennen. Diese können durch Klickmöglichkeiten in die Details genauer verstanden werden und wer seine Zahlen regelmäßig einsieht, erkennt Entwicklungen und kann schneller reagieren.
Wie Datenanalyse oft startet und sich in Einzelunternehmen entwickelt
Wie erfolgt Datenanalyse in Einzelunternehmen üblicherweise?
Die erste Datenanalyse erfolgt meist manuell. Excel ist wie in vielen Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße, oft die erste Wahl. Kein Wunder, denn es ist flexibel, bekannt und anpassbar. Bei Einzelunternehmen bleibt es jedoch leider oft beim manuellen Vorgehen.
Dabei reduziert es die Hürde, sich regelmäßig mit den eigenen Zahlen auseinanderzusetzen. Wenn mit wenigen Klicks direkt aktualisierbar erkennbar ist, ob die Ausgaben im Plan liegen. Auch dann, wenn es unerwartete Entwicklungen gab.
Vergleiche von Zeiträumen und Plan-Ist-Zahlen machen Entwicklungen sichtbar.
Was hilft dabei?
- Filter und Diagramme in einer Übersicht (Dashboard)
- Detailansichten für tiefere Einblicke
- Mehrere Datenquellen, statt bspw. nur Inhalte der Buchhaltungssoftware
Ein Dashboard in den eigenen Farben und individueller Anordnung bietet nicht nur den Überblick, sondern erleichtert das Hineindenken.
Ein Beispiel: Eine einfache Excel-Datei rund um Finanzen zu Einnahmen, Ausgaben, geplanten Umsätzen den Ist-Zahlen gegenübergestellt mit manueller Datenerfassung, reicht für den Anfang vielleicht aus. Ein in sich schlüssiges Finanz-Excel-Tool, das sich die Daten zieht und aufbereitet, ist hingegen etwas ganz anderes.
Den Unterschied machen:
- Anbindung individueller Datenquellen sowie deren Aufbereitung.
- Aussagekräftige Dashboards, die komprimiert, aber zielführend Zusammenhänge zeigen.
- Detailansichten für tiefgreifenden Durchblick.
- Anpassungsmöglichkeiten ans eigene Design.
- Flexible Erweiterungsmöglichkeiten für eigene spezifischere Anforderungen.
Excel öffnen, kann jeder – aber Datenanalyse ist ein Thema für sich
Warum gibt es selten wirklich zu Ende gedachte und automatisierte Excel-Tools?
Zeit als Hinderungsgrund spielt mit hinein, ist jedoch nicht der einzige Grund, dass Datenanalyse oft vorhanden (z. B. als Excel-Datei), aber nicht wirklich finalisiert (ein automatisiertes in sich schlüssiges Excel-Tool) ist. Individuelle Lösungen mit Dashboards, Detailansichten, Datenqualitätschecks und Aktualisierungsmöglichkeit zu erstellen, erfordert Kenntnisse in Datenaufbereitung und Datenanalyse – und allein das ist ein eigener Job.
Und auch nach über 12 Jahren Erfahrung in dem Thema, ist für mich jedes neue Tool ein neues Projekt, das nicht mal schnell zusammengeklickt ist. Reine Excel-Vorlagen meine ich damit nicht. Ich meine die Funktionalität über mehrere Tabellenblätter hinweg, Daten per Klick aus mehreren Datenquellen, die miteinander in Verbindung gestellt werden und das Thema Datenqualität berücksichtigt.
Passende Lösungen sind selten zu finden. Ich hätte mir für manche Themen fertige Tools gewünscht, z. B. für Datenschutz oder Buchhaltungs-Querchecks in Verbindung mit meiner Buchhaltungssoftware. Stattdessen fand ich nichts wirklich passendes und habe mich selbst tief reingedacht und eigene Lösungen entwickelt.
Ich meine, Excel-Dateien entstehen schnell, doch bis es in sich schlüssige Tools werden, die die Zusammenhänge abbilden und dann auch maximal automatisiert sind, sind wesentlich aufwendiger.
Als ich nichts Passendes fand, arbeitete ich mich selbst in die Themen ein. Ich erstellte Excel-Tools auch zu den für mich anfangs ungeliebten Themen wie Datenschutz oder Buchhaltungs-Checks. Ich holte mir Feedback von anderen Selbstständigen in der Anwendung, sprach aber auch mit fachlichen Experten, wie einem Datenschutzexperten und einem Steuerberater. Danach testete ich verschiedene Wege, um individuelle Daten anzubinden, denn wer möchte schon Daten ständig per Copy-Paste oder manuell eintragen müssen?
Der Vorteil der Tools ist nun, dass sie mit der Datenanbindungsmöglichkeit stehen, sodass nach einer gemeinsam Ersteinrichtung direkt mit eigenen Daten gearbeitet werden kann, was den Einstieg ins Tool wesentlich erleichtert.
Was ich immer wieder spannend finde: Selbst wenn CSV-Dateien im identischen Format vorliegen, zum Beispiel Kontoauszüge einer Bank, ist die Datenanbindung trotzdem unterschiedlich. Denn entscheidend ist nicht nur das Format, sondern auch der Dateninhalt.
Und was mir außerdem noch bewusster wurde: Manchen ist die Farbgestaltung superwichtig, was in Excel durch die recht einfache Farbanpassung glücklicherweise gegeben ist, während es anderen genügt, wenn es ästhetisch aussieht.
Auch funktionale Individualisierungen und Erweiterungen sowie Verknüpfungen mit anderen Tools oder Einbindung weiterer Daten sind in Excel-Tools jederzeit umsetzbar.
Wenn Zahlen verunsichern
Was passiert, wenn Zahlen eher verunsichern als zu unterstützen?
Zahlen können Druck verstärken – insbesondere, wenn sie die eigenen sind. Gerade zu Beginn, wenn es nicht läuft, wie geplant oder sich unerwartete Entwicklungen zeigen, können Zahlen Kopfzerbrechen und schlaflose Nächte auslösen. Gleichzeitig bieten sie aber auch Sicherheit, Kontrolle und Steuerungsmöglichkeit, was insbesondere in unsicheren Zeiten die eigene Flexibilität erhöht.
Hinzu kommt: Wer seine Zahlen kennt, sieht auch die Erfolge schneller und ist selbstwirksamer, weil diese Selbstverständlichkeit, jederzeit einen Überblick zu haben, eine starke Grundlage für Entscheidungen bietet.
Welche Tools sinnvoll sind, welche eher nicht
Welche Tools unterstützen Einzelunternehmen wirklich und ausreichend umfassend?
Insbesondere Einzelunternehmen nutzen oft mehrere Apps, Tools und Software von verschiedenen Anbietern bevor später vielleicht größere und umfassendere Tools und Softwarelösungen in Betracht gezogen werden. So wird im Arbeitsalltag von der App fürs Aufgabenmanagement und Tracken der eigenen Produktivität, eine manuelle Vorlage zur Finanzübersicht, selten ein Kunden-Dashboard (mit Zahlungsmoral, der Top 10 Kunden usw.) sowie Marketing-Analysen innerhalb der Kanäle hin und her gesprungen.
Das Problem: Viele einzelne Datenquellen, manchmal doppelte Funktionen, aber leider immer fehlender Zusammenhang bzw. ohne plattformübergreifende Betrachtung wie es spätestens im Marketing bei mehreren Kanälen erforderlich wird. Trotz großer Bemühungen bleiben damit Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten unflexibel.
Deshalb blieb ich selbst überwiegend bei Excel und nutze Software und Apps nur als Datenquellen wie Buchaltungssoftware oder CSV-Exporte aus verschiedenen Marketing-Tools. Die Tools enthalten dabei nicht nur die Funktionen, die oft für Einzelunternehmen als interessant gelten, sondern auch Erfahrungswerte aus meinen Umsetzungen für Mittelstand und Konzernen, wie z.B. die Zahlungsmoral auf Kundenebene oder die finanzielle Reichweite in Tagen.
Hier geht es zu den Excel-Tools: https://mm-analyse.de/tools/
Schlussfolgerung
Welchen Nutzen bringt Datenanalyse im Alltag von Einzelunternehmen?
Zu den individuellen Anforderungen passende Datenanalyse ist auch für Einzelunternehmen relevant und umsetzbar.
Sie darf sich schrittweise entwickeln oder für mehrere Themen gleichzeitig umgesetzt werden. Bei mir waren es bspw. die Themen Finanzen, Aufgaben- und Projektmonitoring sowie Datenschutz, die gleichzeitig begannen und sich parallel entwickelten. Das Ergebnis waren 3 erste eigenständige Tools für Soloselbstständige.
Schritt für Schritt voranzukommen, einfacher und schneller Entscheidungen zu treffen, den Überblick zu behalten und Muster zu erkennen, kann viel Zeit sparen und entlasten.
Datenanalyse darf ein Hilfsmittel sein, das den Arbeitsalltag erleichtert und zum individuellen Vorgehen passt.
