Wenn aus einem Einzelunternehmen ein Team wird, verändern sich die Anforderungen – nicht nur an Prozesse, sondern auch an die Art, wie mit Daten gearbeitet wird.
Was vorher im Kopf oder in einer einfachen Excel-Datei funktionierte, muss jetzt für mehrere Personen nachvollziehbar, zugänglich und erweiterbar sein.
Neue Anforderungen durch erste Mitarbeitende
Wie verändert sich der Umgang mit Daten, wenn aus „Ich“ ein „Wir“ wird?
Sobald erste Mitarbeitende dazukommen, reicht es nicht mehr, wenn nur eine Person weiß, wo welche Zahlen stehen. Informationen müssen auffindbar, verständlich und aktuell sein – für alle Beteiligten.
Datenanalyse schafft Transparenz. Sie unterstützt bei der Aufgaben-Priorisierung, macht Fortschritte sichtbar, reduziert Rücksprachebedarf und verkürzt Entscheidungswege.
Beispiel: Private und betriebliche Finanzen trennen
Welche Rolle spielt Datenanalyse beim Übergang von gemischten zu getrennten Finanzen?
Wenn kleine Unternehmen wachsen, wird die Trennung von privaten und betrieblichen Finanzen wichtig. Was bislang in einem Tool abgebildet war, wird nun strikter getrennt. So können Zuständigkeiten klar definiert und Berechtigungsstrukturen geschaffen werden.
Beispiel: Aufgaben strukturieren und sich reinteilen
Welche Rolle spielt die Aufgabenverteilung, Produktivität und Abstimmung?
Bei der Aufgabenverteilung gilt nun: Was zuvor allein gemacht wurde, wird nun gezielt geteilt. Dabei werden oft neue Strukturen geschaffen.
Einfache To-Do-Listen werden durch ein zielführendes Aufgabenmonitoring ersetzt. Dadurch kann bewusst auf das Ziel hingearbeitet werden und bei Bedarf nachjustiert werden.
Das Ziel: Alle Aufgaben gemeinsam bewältigen, das Unternehmen voranbringen – ohne das Team oder Einzelne zu überlasten
Wird die Produktivität von Beginn an gemessen, lässt sich direkt nachgebessert werden. Das heißt konkret: Diese Fragen lassen sich datengestützt mit wenigen Klicks beantworten:
- Wie einnehmend und zielführend sind einzelne Aufgaben/ Themenbereiche, wie z. B. Buchhaltung oder Marketing?
- Welche Aufgaben kommen wie oft und wann dazwischen?
- Welche wiederkehrenden Aufgaben nehmen wie viel Zeit in Anspruch?
Das vereinfacht außerdem die Abstimmung untereinander sowie Urlaubsübergaben und sorgt dafür, dass auch bei personellem Engpass die wichtigen Aufgaben erledigt werden.
Struktur durch Datenanalyse für Onboarding und Unternehmenswachstum
Wie kann Datenanalyse sowohl die Einarbeitung als auch den Überblick bei wachsender Komplexität erleichtern?
Vorhandene Strukturen und (teil-)automatisierte Excel-Tools erleichtern den (Wieder-)Einstieg ins Thema, wie auch im neuen Job. Neue Mitarbeitende müssen sich nicht durch unstrukturierte Informationen kämpfen und benötigen keine mehrtägigen Erklärungen für Überblick und Häufigkeit von Aufgaben oder Nachvollziehbarkeit von Prozessen.
Gleichzeitig unterstützt Datenanalyse dabei, wenn die Komplexität durch Wachstum mit jedem neuen Projekt, jeder neuen Person und jedem neuen Kunden steigt. Dashboards, die offene Aufgaben, Umsätze oder Projektstände zeigen, helfen Prioritäten zu setzen, Engpässe zu erkennen und Aufgaben realistisch zu planen. Dadurch entsteht eine solide Grundlage für das Unternehmen auch während Veränderungen und Wachstum.
Schlussfolgerung
Was bringt Datenanalyse kleinen Unternehmen konkret?
Datenanalyse hilft, den Übergang vom Einzelunternehmen zum Team zu gestalten, ohne den Überblick zu verlieren. Sie macht Entwicklungen sichtbar, unterstützt bei der Trennung von Zuständigkeiten und sorgt dafür, dass alle mit denselben Informationen arbeiten.
Hier finden Sie Tools, die an Ihre Daten angebunden und für Sie individualisiert werden können: Excel-Tools von MM.
